Onboarding global pentru 200 de angajați noi în Q3
“Pentru prima dată am avut un sezon de onboarding fără mailuri de „mi-a venit cutia greșită”.”
Provocarea
Ce trebuia rezolvat pentru Software Co
Context
Software Co a planificat un val de 200 de hire-uri pentru Q3, distribuit pe 4 hub-uri (București, Cluj, Berlin, Lisabona). HR-ul venea după două sezoane în care kit-urile de onboarding ajungeau cu 7–10 zile întârziere, în culori greșite și cu pachete diferite per locație — angajații își comparau coletele pe Slack și morala începea cu un strop de frustrare.
Constrângeri concrete
- Aceeași experiență vizuală în 4 țări, indiferent de furnizorul local.
- Livrare la adresă personală, nu la birou (40% lucrau remote din prima zi).
- Buget plafonat la 65 EUR per kit, cu TVA și transport incluse.
- Fereastră de producție de doar 12 zile lucrătoare între semnarea contractelor și prima zi.
- Imposibil de trimis lichide intra-EU prin curier standard — sticla termică trebuia ambalată separat.
Pe scurt: aceeași cutie, același mesaj, patru jurisdicții fiscale și trei tipuri de curieri. Fără spațiu pentru re-printuri sau corecturi de ultim moment.
Cum am livrat
Soluția
Am construit un kit modular cu 6 piese, validat prin mockup digital cu echipa People Ops înainte de orice comandă fermă. Producția s-a făcut centralizat în România pentru consistență de brand, iar fulfillment-ul a fost spart pe 2 hub-uri logistice (RO pentru RO+DE, PT pentru LX) ca să optimizăm taxele și termenele.
Ce am livrat
- Notebook A5 cu coperți din carton reciclat, gravat cu numele angajatului.
- Sticlă termică 500 ml inox, screen-print cu logo-ul companiei pe 2 fețe.
- Tricou organic 180g/m², în 5 mărimi, cu broderie pe piept.
- Tote bag bumbac certificat OEKO-TEX, ca ambalaj exterior reutilizabil.
- Card de bun venit personalizat cu numele direct managerului și un QR către playlist-ul echipei.
- Sticker pack cu mascotele celor 4 produse interne.
Cum am gestionat operațional
Am pus la dispoziție un portal cu link unic pentru fiecare angajat, unde își confirmau adresa și mărimea de tricou. Datele intrau direct în fișierul de producție, fără export-import manual. Tracking-ul a mers prin webhook în Slack-ul HR-ului — fiecare livrare confirmată genera o notificare automată în canalul #onboarding.
Rezultate
- Toate cele 200 de kit-uri livrate în fereastra de 3 zile lucrătoare după start date.
- NPS intern post-onboarding a crescut de la 42 la 62 (+20 puncte).
- Retenția la 90 de zile a urcat cu 15% față de cohort-ul Q1, fără alte intervenții HR semnificative.
- Satisfacția raportată în survey-ul săptămânii 1 a fost 98%, cea mai mare de când compania măsoară metrica.
“Pentru prima dată am avut un sezon de onboarding fără mailuri de „mi-a venit cutia greșită”. Echipa AllPromo ne-a tratat ca pe un singur client, nu ca patru proiecte separate, iar diferența s-a văzut imediat în NPS.”
Următorul pas
Vrei rezultate similare pentru compania ta?
Trimite-ne briful sau rezervă un audit gratuit de 30 de minute cu un consultant — îți construim un plan concret cu cifre, nu cu promisiuni.
Alte studii din aceeași industrie
Proiecte cu pattern-uri similare pe care le poți studia.